練馬区民合唱団「個人情報取扱規則」

 

 

練馬区民合唱団(以下、「団」という)は、団が保有する個人情報の取扱いについて、次のとおり個人情報取扱規則(以下、「規則」という)を定める。

 

(目的)

1条 この規則は、団が保有する個人情報の適正な取扱いについて必要な事項を定めることにより、団の円滑な運用と個人の権利利益の保護に資することを目的とする。

 

(責務)

2  団は、個人情報の保護に関する法令(以下、「法」という)等を遵守するとともに、

  団活動における個人情報の保護に努める。

(周知)

3条 団は、本規則を団のホームページに掲載するとともに、少なくとも毎年1回は総会

    資料等により、団員へ周知する。

(個人情報の取得)

4条 団は、入団届等により、団員となる者の個人情報を取得する。

   2 団が取得する個人情報は、次に掲げるものとする。

    氏名

    住所(郵便番号含む)

    連絡先(電話番号、携帯電話番号、電子メールアドレス等。緊急連絡先を含む)

    音楽歴(合唱経験の有無/年数)、入団動機、生年月日(年齢)

    パート(ソプラノ、アルト、テノール、バス等)

    その他、合唱団の運営上必要な事項で、団員の同意を得た事項

(利用)

5条 団が取得した個人情報は、次の目的に沿って利用する。

    団費等の請求、管理、その他文書の送付等

    団員名簿の作成、区関連部署への提出等

    定演チケットの配布

    災害等の緊急時における団員等への連絡・周知

    練習等に関する事項の団員への連絡・周知

    団が実施する活動(練習、合宿、演奏会、役員選挙、団運営等)の対象者の把握

    団発行の広報紙、定期発行物への掲載・配布

    演奏会プログラムへの掲載(パート・氏名・主な役職)・来場者への配布

    退団後の定期演奏会入場券の送付

(同意の取消)

6条 団員は、前条に基づき取得に同意した場合であっても、その後の事情により個別の

    項目またはすべての項目について同意を取消すことができる。

   2  前項の申し出があった場合、直ちに管理者(役員)に報告し、該当する個人情報を、廃棄、または削除する。ただし、電話連絡網としてすでに団員に配布しているものに対しては、団員に削除の連絡をすることによってこれに替える。

(管理)

7条 団が取得した個人情報は、団長または団長が指定する役員(個人情報管理者)が保管し、適正に管理する。保管・管理に当たっては、個人情報管理者が個人情報の取扱者を定め、個人情報の適切な運用を指導する。

  2  不要となった個人情報は、団長または個人情報管理者立会いのもとで、個人情報取扱者等が適正かつ速やかに廃棄する。

(第三者への提供)

8条 団が取得した個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者へ提供してはならない。

    本人から個人情報を取得する際に伝えて同意を得ている範囲で提供する場合

    法令に基づく場合

    人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合

(開示)

9条 団員は、第4条の規定に基づき提供した本人の個人情報について、個人情報管理者に対して開示を請求できる。

  2  前項の請求があった場合、個人情報管理者は本人に開示する。

(訂正等)

10条 団員は、第4条の規定に基づき提供した本人の個人情報について、個人情報管理者に対して訂正等を請求できる。

2 前項の請求があった場合、個人情報管理者は直ちに該当する個人情報の訂正等を行なう。ただし、電話連絡網としてすでに団員に配布しているものに対しては、団員に訂正等の連絡をすることによってこれに替える。

(秘密保持義務)

11条 団員は、役割上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。その役割を終えた後及び退団後も、同様とする。

(漏洩等発生時等の対応)

12条 個人情報の取扱者は、個人情報の漏洩、滅失、毀損等の発生またはその兆候を把握した場合は、速やかに個人情報管理者に連絡する。この場合個人情報管理者は、事実及び原因の確認、被害拡大の防止、影響を受ける本人への連絡、再発防止等の対応を行なう。

(開示等の請求及び苦情相談窓口)

13条 入団届等により取得した団員の個人情報に係る開示等の請求及び苦情相談の受付窓口は、各パートのパートマネージャーとする。

 

附則

(規則の発効)

第1条    この規則は、2019526日から効力を発する。

(規則の改廃)

第2条    この規則の改廃は、団の規約に定める改正の手続きに準じて行なう。

 

以上

 

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